Nel mondo dei sistemi di produttività uno dei vari mostri sacri è rappresentato dal metodo Getting Things Done (in italiano tradotto come “Detto fatto”). Molte persone tuttavia, potrebbero trovarlo troppo complesso da intraprendere, ed è qui che entra in giovo il metodo Zen To Done, che rispetto a GTD è considerato più semplice e libero.
Zen To Done si basa su un assunto abbastanza semplice e sicuramente condivisibile: si concentra sui cambiamenti di abitudini necessari per GTD, in un modo più pratico, e si concentra sul fare, sulla semplificazione e sull’aggiunta di una struttura semplice.
Continua nella lettura di questo articolo per scoprire le 10 abitudini su cui è basato questo metodo. Non devi metterle in pratica tutte in una volta e non devi svilupparle tutti e dieci. Concentrati su uno alla volta e seleziona le abitudini che ti aiutano a fronteggiare qualsiasi problema tu stia affrontando.
Che cos’è il metodo Zen To Done
Zen to Done (ZTD) è un sistema di produttività creato da Leo Babauta di Zen Habits. Il suo obiettivo: aiutare le persone a costruire abitudini individuali, passo dopo passo, mentre lavorano attraverso un sistema di gestione del flusso di lavoro.
ZTD ti insegna come adottare un approccio semplice per migliorare la tua produttività incoraggiandoti a concentrarti sulla formazione di un’abitudine alla volta. Rende il tutto molto più fattibile. Zen to Done suggerisce di formare 10 abitudini che aumentano la produttività.
Confronto tra Zen to Done e Getting Things Done: differenze principali
Come avrai capito il metodo ZTD è un’elaborazione e semplificazione del metodo GTD. Qui sotto ti metto ancora più chiaramente in evidenza le principali differenze dei due metodi.
- GTD offre un sistema completo di gestione delle attività, mentre ZTD è un approccio che integra GTD con le abitudini.
- GTD si concentra sul portare a termine le attività e ZTD si concentra sul raggiungimento degli obiettivi.
- GTD può essere piuttosto complesso, con la necessità di organizzare e rivedere numerose attività in una serie di passaggi. D’altra parte, Zen to Done è un framework più intuitivo e più semplice che mira a suddividere processi complessi in 1-3 MIT (attività più importanti) e diversi Big Rock (grandi progetti) per il giorno o la settimana.
Le 10 abitudini del metodo Zen To Done
Ognuna di queste abitudini dovrebbe essere appresa e praticata una alla volta se possibile, o 2-3 alla volta al massimo. Concentrati sul tuo cambiamento di abitudine per 30 giorni, quindi passa a quello successivo. L’ordine elencato di seguito è solo un suggerimento: puoi adottarli nell’ordine che funziona meglio per te e non è necessario adottare tutte e 10 le abitudini. Sperimenta e trova quelli che funzionano meglio con il tuo stile di lavoro. Le regole 1-8 sono le più essenziali, ma ti suggerisco di prendere in seria considerazione anche le regole 9-10. Espanderò ciascuna di queste 10 abitudini nei post futuri.
- Raccolta. Porta un piccolo taccuino (o qualunque strumento di acquisizione funzioni per te) e annota qualsiasi attività, idea, progetto o altra informazione che ti viene in mente. Tiralo fuori dalla tua testa e mettilo su carta, così non lo dimenticherai. Questa abitudine è la stessa di GTD. Ma ZTD ti chiede di scegliere uno strumento per l’acquisizione molto semplice, portatile e facile da usare: un piccolo taccuino , semplicemente perché sono molto più facili da usare e da portare in giro rispetto a un tablet o un computer portatile. Più semplici sono gli strumenti, meglio è. Quando torni a casa o in ufficio, riversa gli appunti nell’elenco delle cose da fare (un semplice elenco di cose da fare funzionerà per ora – gli elenchi contestuali possono diventare un’abitudine successiva.
- Processo. L’abitudine consiste nel decisioni rapide sulle impellenze connesse alla tua casella di posta, falle subito. Lasciare che le cose si accumulino è procrastinare nel prendere decisioni. Elabora le tue caselle di posta (e-mail, fisica, posta vocale, taccuino) almeno una volta al giorno e più frequentemente se necessario. Quando elabori, fallo dall’alto verso il basso, prendendo una decisione su ogni elemento, come in GTD: fallo (se ci vogliono 2 minuti o meno), cestinalo, delegalo, archivialo o mettilo sulla tua lista di cose da fare o nel calendario delle cose da fare dopo.
- Pianificazione. Abitudine: impostare i MIT per settimana, giorno. Ogni settimana, elenca i compiti principali che desideri realizzare e programmali prima. Ogni giorno, crea un elenco di 1-3 MIT (in pratica le tue pietre miliari per la giornata) e assicurati di realizzarli. Fai i tuoi MIT all’inizio della giornata per toglierli di mezzo e per assicurarti che vengano completati.
- Fare (messa a fuoco). Abitudine: svolgere un compito alla volta, senza distrazioni. Questa è una delle abitudini più importanti in ZTD. Devi selezionare un compito (preferibilmente uno dei tuoi MIT) e concentrarti su di esso escludendo tutto il resto. Per prima cosa, elimina tutte le distrazioni. Spegni e-mail, cellulare, Internet se possibile (altrimenti chiudi tutte le schede non necessarie), disordine sulla scrivania (se segui l’abitudine 2, dovrebbe essere abbastanza facile). Quindi, imposta un timer se lo desideri, o altrimenti concentrati sul tuo compito il più a lungo possibile. Non lasciarti distrarre da esso. Se vieni interrotto, annota qualsiasi richiesta o attività/informazione in arrivo sul tuo blocco note e torna al tuo compito. Non provare a svolgere più attività.
- Un sistema semplice ma efficace. Abitudine: tenere elenchi semplici, controllarli quotidianamente. Fondamentalmente lo stesso di GTD: avere elenchi di contesti, come @work, @phone, @home, @waiting, ecc. ZTD suggerisce di mantenere i tuoi elenchi il più semplici possibile. Non creare un sistema complicato e non continuare a provare nuovi strumenti. È una perdita di tempo, per quanto divertente. Usa un semplice taccuino o schede con indice per i tuoi elenchi, oppure usa il programma di elenchi più semplice possibile. Non hai bisogno di un’agenda o di un tablet o di Outlook o di un complicato sistema di tag. Solo un elenco per ogni contesto e un elenco di progetti che rivedi giornalmente o settimanalmente. Collegare le azioni sia ai progetti che ai contesti è utile, ma può diventare troppo complicato. Mantieni le cose semplici e concentrati su ciò che devi fare in questo momento, non sul giocare con il tuo sistema o i tuoi strumenti.
- Organizzare. Abitudine: un posto per tutto. Tutto il materiale in arrivo va nella tua casella di posta. Da lì, va nei tuoi elenchi di contesto e in una cartella di azioni, o in un file nel tuo sistema di archiviazione, nella tua posta in uscita se hai intenzione di delegarlo o nel cestino. Metti le cose al loro posto, subito, invece di accumularle per sistemarle in seguito. Ciò mantiene la tua scrivania libera in modo che tu possa concentrarti sul tuo lavoro. Non procrastinare: metti via le cose subito.
- Revisionare. Abitudine: rivedi il tuo sistema e i tuoi obiettivi settimanalmente. La revisione settimanale di GTD è ottima e ZTD la incorpora quasi esattamente, ma con maggiore attenzione alla revisione dei tuoi obiettivi ogni settimana. Questo aspetto è già in GTD, ma non è enfatizzato. Durante la tua revisione settimanale, dovresti esaminare ciascuno dei tuoi obiettivi annuali, vedere quali progressi hai fatto su di essi nell’ultima settimana e quali azioni intraprendere per portarli avanti nella prossima settimana. Una volta al mese, dedica un po’ più di tempo per fare una revisione mensile dei tuoi obiettivi e ogni anno dovresti fare una revisione annuale degli obiettivi del tuo anno e degli obiettivi della tua vita.
- Semplificare. Abitudine: riduci i tuoi obiettivi e compiti all’essenziale. Uno dei problemi con GTD è che tenta di affrontare tutte le attività in arrivo. Ma questo può sovraccaricarci e lasciarci senza la necessaria concentrazione sui compiti importanti (MIT). Quindi, invece, ZTD ti chiede di rivedere i tuoi elenchi di attività e progetti e vedere se puoi semplificarli. Rimuovi tutto tranne i progetti e le attività essenziali, così puoi concentrarti su di essi. Semplifica i tuoi impegni e il flusso di informazioni in entrata. Assicurati che i tuoi progetti e le tue attività siano in linea con i tuoi obiettivi annuali e di vita. Fallo su base giornaliera (brevemente, su piccola scala), durante la revisione settimanale e la revisione mensile.
- Routine. Abitudine: imposta e mantieni le routine. GTD è molto destrutturato, il che può essere sia un punto di forza che un punto debole. È un punto debole per alcune persone perché hanno bisogno di più struttura. Prova l’abitudine di creare routine per vedere se funziona meglio per te. Una routine mattutina (ad esempio) potrebbe includere guardare il tuo calendario, esaminare gli elenchi dei contesti, impostare i tuoi MIT per il giorno, esercitarti, elaborare e-mail e caselle di posta e fare il tuo primo MIT per il giorno. Una routine serale potrebbe includere l’elaborazione della posta elettronica e delle caselle di posta, rivedere la giornata, scrivere nel diario, prepararsi per il giorno successivo. Le routine settimanali potrebbero includere un giorno di commissioni, un giorno di lavanderia, un giorno per le questioni finanziarie, la revisione settimanale, il giorno della famiglia, ecc. Sta a te: imposta le tue routine, falle funzionare per te.
- Trova la tua passione. Abitudine: cerca un lavoro che ti appassiona. Questa potrebbe essere la tua ultima abitudine, ma allo stesso tempo la più importante. GTD è ottimo per gestire le attività della tua vita e cercare di non procrastinarle. Ma se sei appassionato del tuo lavoro, non procrastinerai: ti piacerà farlo e vorrai fare di più. L’abitudine da prendere qui è quella di cercare costantemente le cose che ti appassionano e vedere se riesci a farne una carriera quando le trovi. Rendi il lavoro della tua vita qualcosa di cui sei appassionato, non qualcosa che temi di fare, e il tuo elenco di attività sembrerà quasi un elenco di ricompense.
Per la tua fase di raccolta ti meriti un bel taccuino!
Minimalist Zen To Done
Se l’elenco delle 10 abitudini per te è troppo lungo da affrontare, Babauta ha ridotto tutto a ciò che chiama Minimalist ZTD, e coinvolge solo le quattro abitudini fondamentali del sistema:
- Raccogli: prendi idee e cose da fare dal tuo cervello e riportale su un elenco.
- Processo: rivedi quotidianamente la tua lista e decidi come agire su ciascun elemento.
- Pianificazione: scegli alcuni elementi ad alta priorità da realizzare ogni settimana e ogni giorno.
- Fare: pianifica il tempo per portare a termine le cose da fare selezionate senza interruzioni.
Babauta consiglia di scegliere una delle quattro abitudini ZTD minimaliste che ti piacciono di più e di concentrarti su di essa per 30 giorni. Entro la fine di quei 30 giorni, sostiene, avrai l’abitudine di elaborare il tuo lavoro usando quel metodo. Dopodiché, passa all’abitudine successiva. Entro quattro mesi (uno per ciascuna delle abitudini principali), formerai tutte le abitudini di cui hai bisogno per rimanere in cima alla tua lista di cose da fare e fare di più.
Impara tutto su Getting Things Done
Getting Thing Done di Dave Allen è ovviamente anche un libro di enorme successo che trovi in vendita in Italia con il titolo di “Detto, fatto! L’arte di fare bene le cose”.
Ogni giorno ci troviamo di fronte alla sfida di non poter fare tutto e al rischio inevitabile di trascurare ciò che è veramente importante o di prendere decisioni sbagliate. Come possiamo affrontare questa situazione senza sentirci sopraffatti? Il metodo sviluppato da David Allen ci insegna come migliorare la nostra capacità di organizzazione e ridurre l’ansia. Infatti, l’efficienza dipende direttamente dalla tranquillità e dalla chiarezza con cui affrontiamo i problemi. Gradualmente, il libro fornisce tutti gli strumenti necessari per imparare a raccogliere le informazioni, esaminarle e valutarle al fine di stabilire le priorità e completare le attività fondamentali, riducendo lo stress, l’ansia e il senso di colpa, e riprendendo il controllo della propria vita.
