Se sei interessato alle tematiche relative alla produttività le to-do-list, ovvero le cose da fare, saranno il tuo pane quotidiano. Anche se le liste di cose da fare sono un ottimo modo per tenere sotto controllo i task di cui ci dobbiamo occupare, chi tiene sotto controllo le nostre to do list? Se ti senti sopraffatto dalle liste di cose da fare e sembra che nonostante i tuoi elenchi di cose di cui occuparti, a fine giornata non hai fatto ancora abbastanza, beh probabilmente sei finito nella trappola della produttività.
Per te tutto è urgente ed importante ma, ti svelo un segreto, non lo è! La matrice di Eisenhower, o Eisnhower Matrix ti insegna proprio questo: a dare priorità alle giuste attività, focalizzandoti su ciò che è davvero importante.
Che cos’è la matrice di Eisenhower
La matrice di Eisenhower, nota anche come Eisenhower Box, è un metodo di produttività sviluppato dal presidente Dwight D. Eisenhower per aiutare a dare priorità ai compiti e prendere decisioni.
Questo metodo si basa su due criteri chiave: urgenza e importanza. Le attività vengono quindi classificate in quattro quadranti (che vedi nell’immagine qui sotto) in base a quanto siano urgenti e importanti.
Il primo quadrante (Q1) contiene attività urgenti e importanti. Questi sono i compiti che richiedono un’attenzione immediata e dovrebbero essere affrontati immediatamente.
Il secondo quadrante (Q2) è per le attività importanti ma non urgenti. Questi dovrebbero essere programmati o delegati per garantire che vengano eseguiti in modo tempestivo.
Il terzo quadrante (Q3) è per i compiti che non sono né importanti né urgenti – questi possono essere posticipati o addirittura eliminati del tutto, se possibile.
Infine, il quarto quadrante (Q4) contiene attività che non sono importanti e non urgenti. Questi compiti di solito dovrebbero essere evitati del tutto in quanto spesso non forniscono alcun valore reale o beneficio alla tua vita o al tuo lavoro.
Come si applica la matrice di Eisenhower
Fino a questo punto abbiamo visto che cos’è la matrice di Eisenhower dal punto di vista teorico. In questo capitolo vedremo come applicare la matrice di Eisenhower. Ma prima qualche consiglio generale prima di partire.
- Inizia con le basi: suddividi le tue attività in quattro categorie: urgenti e importanti, non urgenti e importanti, urgenti e non importanti e non urgenti e non importanti. Questo ti aiuterà a identificare rapidamente quali attività sono più importanti e devono essere eseguite per prime.
- Utilizzare l’automazione: l’automazione è uno degli strumenti più potenti nella cassetta degli attrezzi dell’Eisenhower Matrix. Usa l’automazione per semplificare le attività banali in modo da poter concentrare le tue energie su lavori più importanti.
- Crea un piano d’azione: dopo aver identificato quali attività sono urgenti e importanti, crea un piano d’azione e fissa delle scadenze per assicurarti che tutto venga svolto in tempo. Ciò ti aiuterà anche a mantenerti motivato mentre avanzi nelle tue attività.
- Rimani organizzato: la matrice di Eisenhower si basa sull’essere organizzati ed efficienti, quindi approfitta di questo strumento utilizzandolo regolarmente per pianificare in anticipo la settimana o il mese
I quattro quadranti della matrice di Eisenhower: urgente Vs importante
Quadrante 1: urgente e importante
Le attività urgenti e importanti richiedono un’azione rapida. Questi compiti in genere hanno scadenze e conseguenze visibili per rispetto all’evolversi di una situazione. Molto spesso, queste sono cose che sono nate da una fonte esterna o cose che hai rimandato fino a quando non hai affrontato una scadenza incombente.
In ogni caso, richiedono una risposta in modalità crisi. Ad esempio:
- Coprire un progetto per un collega malato
- L’auto si ferma in autostrada
- Le valvole del lavandino perdono e allagano la tua cucina
- I clienti vengono da te con un problema urgente
- Ti viene assegnata una scadenza dell’ultimo minuto
Le attività del quadrante 1 sono inevitabili . Anche se non hai mai procrastinato (che è una supposizione impossibile), ci sarà sempre qualcosa al di fuori del tuo controllo. Tuttavia, il problema sorge quando ti concentri su queste attività impreviste o basate su scadenze escludendo obiettivi a lungo termine che sono importanti per te. È bene ricordare, che dedicare troppo tempo alle attività del quadrante 1 può portare a un aumento dello stress, esaurimento e alla sensazione che le tue giornate siano fuori controllo. Trascorrere tutto il giorno a “spegnere gli incendi” ti priverà rapidamente di energia e passione per il tuo lavoro e potrebbe rendere più facile stabilirsi nell’evasione mentale che si trova nel quadrante 4.
Quadrante 2: Non urgente e non importante
I compiti non urgenti, ma importanti sono le attività che ti aiutano a raggiungere obiettivi a lungo termine. Questi potrebbero non avere una scadenza (o anche una data di fine), quindi è facile rimandarli a favore di compiti più urgenti. Tuttavia, questi compiti hanno un effetto molto maggiore sulla tua efficacia a lungo termine nel completare i tuoi obiettivi. Esempi:
Pianificazione di progetti a lungo e breve termine Lavori regolari o progetti di manutenzione Creazione di reti professionali e costruzione di relazioni personali Apprendimento di una nuova abilità, tenere il passo con la ricerca attuale nel proprio campo, partecipazione a eventi educativi Esercizio fisico e assistenza sanitaria di routine Covey afferma che il quadrante 2 è il dolce punto di gestione del tempo personale.
Questo è il punto in cui ti concentri non sui problemi (come con Q1) ma su opportunità e crescita. Rispetto a questo quadrante della matrice, significa che nella tua vita sei proattivo e dai la priorità alle attività che accrescono le tue capacità ed energia e contribuiscono al raggiungimento di obiettivi significativi.
Il quadrante 2 è dove avviene il “lavoro profondo” perché sei in gran parte libero da pressanti distrazioni. Essendo “presente” rispetto al focus del secondo quadarante, riduci il numero di problemi urgenti che si presentano nel primo quadrante. Vivere in linea con il secondo quadrante, significa che puoi creare un piano per completare i progetti ed evitare possibili problemi. Ad esempio, se continui a rimandare il completamento della manutenzione ordinaria dell’auto, potresti pagarla in seguito quando la tua auto ti lascerà a piedi.
Quadrante 3: Urgente non importante
Le attività urgenti ma non importanti sono meglio descritte come lavoro impegnativo. Queste attività sono spesso basate su aspettative fissate da altri e non ti avvicinano ai tuoi obiettivi a lungo termine. Esempi:
- Interruzioni non necessarie da parte dei colleghi
- Controllare il telefono o l’e-mail ogni di continuo
- Rispondere a determinati messaggi, e-mail o messaggi sui social media
- Fare acquisti in base a coupon o offerte a tempo limitato
- Alcune riunioni
Il quadrante 3 è dove vive il mero effetto di urgenza. La spinta a completare le attività a causa di scadenze reali o presunte significa che ti impegni in attività che non sono effettivamente significative per te. Dato che le attività del terzo quadrante sono urgenti ma in genere correlate alle priorità di qualcun altro, passare troppo tempo in questo quadrato dà l’impressione che tu stia facendo cose che dovresti fare piuttosto che ciò che vuoi fare. Concentrarsi sulle attività del terzo quadrante può farti sentire come se non stessi raggiungendo i tuoi obiettivi di vita più grandi o non avessi il controllo sulla tua vita quotidiana. Se puoi cerca di delegare il maggior numero possibile di attività del terzo trimestre. Puoi chiedere a qualcun altro di prendere gli appunti della riunione? Puoi farti consegnare la spesa invece di andare al negozio? Puoi autorizzare i tuoi figli a lavare i piatti? Puoi assumere un assistente digitale per programmare le visite del medico di famiglia? C’è qualcosa nella tua vita che puoi automatizzare?
Se non puoi delegare queste attività, cerca di evitare che prendano il sopravvento sulla tua giornata:
- Disattiva le notifiche sul telefono e sul computer quando lavori
- Sii chiaro con gli altri su quanto tempo puoi dedicare a una determinata attività
- Salva le attività del terzo quadrante per le volte in cui sei molto a corto di energia piuttosto che metterli come prima cosa al mattino
- Negozia il tuo carico di lavoro con il tuo capo
- Esercitati a dire di no
Quarto quadrante: non importanti e non urgenti
I compiti non urgenti e non importanti sono attività che fanno perdere tempo e che dovrebbero essere spietatamente eliminate. Queste attività non contribuiscono al progresso dei tuoi obiettivi, ma possono finire per occupare grandi quantità di tempo. Esempi:
- Guardare la TV per ore
- Rinfrescare i social media e scorrere il feed senza pensare
- Attività da evitare come ordinare e organizzare le e-mail piuttosto che rispondervi
- Acquisti eccessivi o navigazione online incontrollata
Il quadrante 4 è il quadrante dell’eccesso e della gratificazione immediata che alla fine ti fa sentire insoddisfatto. Non fraintendetemi, tutti abbiamo bisogno di un po’ di tempo libero. Lo stesso Eisenhower era un noto giocatore di bridge – giocava anche di notte fino al D-Day – ed è stato notoriamente criticato per i suoi numerosi viaggi di golf mentre era in carica. La chiave è che queste attività erano un equilibrio per i molti aspetti stressanti dell’essere un leader politico.
Tuttavia, se non lo fai intenzionalmente, il modo in cui trascorri il tempo libero può effettivamente prosciugare la tua energia, passione e creatività. Un recente studio pubblicato sul Journal of Applied Psychology ha rilevato che il modo in cui i dipendenti trascorrono il loro tempo libero fuori dal lavoro è fortemente predittivo di quanta energia e positività esprimeranno la giornata lavorativa successiva.
I dipendenti che si sono impegnati in attività di padronanza di sé come l’esercizio fisico o il volontariato erano più motivati il giorno seguente. I dipendenti che si sono rilassati con lo yoga, la meditazione o ascoltando musica hanno affrontato la giornata lavorativa con maggiore calma. I dipendenti che si sono impegnati in attività di distrazione per evitare o ignorare i problemi, come guardare troppo la TV, hanno mostrato una rinnovata positività il giorno lavorativo successivo.
Tuttavia, con l’uso continuato della distrazione, il loro umore e la loro motivazione sono peggiorati con il passare della settimana. In altre parole, la distrazione con moderazione andava bene, ma la distrazione abituale si traduceva in una minore soddisfazione sul lavoro in generale.
Benefici e vantaggi della matrice di Eisenhower
La matrice di Eisenhower è uno strumento incredibilmente potente per la produttività e offre numerosi vantaggi a coloro che la utilizzano. Questo metodo di definizione delle priorità delle attività ti aiuta a concentrarti sulle attività giuste al momento giusto, in modo da poter fare di più in meno tempo.
Innanzitutto, la matrice di Eisenhower ti aiuta a identificare quali attività dovrebbero essere eseguite per prime. Comprendendo l‘importanza e l’urgenza di ogni attività, puoi dare la priorità al tuo carico di lavoro e assicurarti che le attività importanti vengano completate in modo tempestivo. Ciò garantisce che nulla cada nel dimenticatoio e che vengano rispettate scadenze importanti.
Inoltre, la matrice di Eisenhower ti aiuta anche a identificare le attività che non devono essere eseguite affatto. Quando capisci quali compiti sono importanti e urgenti, è più facile riconoscere quali possono essere rimandati o delegati a qualcun altro. Ciò consente di risparmiare tempo prezioso che può essere dedicato a progetti con priorità più alta.
Svantaggi della matrice di Eisenhower
D’altra parte, questo metodo di gestione del tempo potrebbe non essere adatti a tutti. Pertanto, ecco alcuni svantaggi dell’utilizzo del metodo Eisenhower:
- ordina le attività esclusivamente in base all’urgenza e all’importanza e non tiene conto delle risorse, della complessità o del livello di impegno richiesto da un’attività
- lascia dietro di sé attività brevi e urgenti (anche se spuntare le to do list aiuta con la produttività e ti dona slancio)
- potrebbe essere complesso e richiedere molto tempo per alcuni, e può sembrare opprimente quando sono presenti troppe attività, quindi limitarle a 5 funzionerà meglio.
Qualche notizia su Eisenhower
Dwight D. Eisenhower – generale a cinque stelle durante la seconda guerra mondiale e 34 ° presidente degli Stati Uniti – era, lo abbiamo capito, un tipo produttivo.
Durante i suoi due mandati come presidente degli Stati Uniti, guidò la costruzione dell’Interstate Highway System, creò la NASA, firmò in legge il primo importante atto legislativo sui diritti civili dalla fine della guerra civile, pose fine alla guerra di Corea, accolse l’Alaska e le Hawaii nell’unione e riuscì a mantenere fredda la Guerra Fredda con la Russia.
