Il metodo Time Blocking

Pensi mai che non ci sia abbastanza tempo nella tua giornata lavorativa per fare tutto? Dalle telefonate ai post del blog, dalle fatture o solo mettere in ordine il tuo calendario di Google, la tua giornata può improvvisamente essere interrotta prima ancora che tu abbia il controllo sulle tue attività più importanti.

Il time blocking è una tecnica di gestione del tempo che potrebbe aumentare la tua produttività e aiutarti a portare a termine le tue attività prioritarie ed è stata utilizzata da alcuni dei più grandi del business e dell’innovazione, come Elon Musk e Bill Gates, con grande successo. Facciamo una panoramica e vediamo come il lavoro a tempo può aiutarti a sfruttare al meglio qualsiasi quantità di tempo.

Che cos’è il time blocking?

Il time blocking è un formato di pianificazione che aiuta ad aumentare la produttività suddividendo la giornata in periodi di tempo specifici.

Utilizzando questo approccio, ogni blocco rappresenta il tempo dedicato al completamento di uno o più compiti specifici. Questo cugino del Metodo Pomodoro aggiunge spesso chiarezza, intenzione e limiti importanti alla giornata lavorativa.

Invece di adottare l’approccio difensivo al lavoro, in cui si mettono costantemente in campo attività, e-mail e richieste man mano che si presentano durante la giornata, l’approccio alla pianificazione del time blocking crea una struttura più deliberata e inquadrata per la giornata lavorativa, in modo da poter entra nel flusso e lavora in profondità con distrazioni minime.

Il time blocking funziona davvero?

Il time blocking ti aiuta a proteggere due risorse estremamente preziose: il tuo tempo e la tua concentrazione.

Quando le distrazioni e le e-mail in arrivo iniziano a essere la fonte di orientamento per la tua giornata lavorativa, la produttività diminuisce. Esperti di produttività come Cal Newport fanno eco a questo pensiero: “Usare la tua casella di posta per guidare il tuo programma giornaliero potrebbe andare bene se sei un professionista junior o se lasci che gli altri orientino la tua giornata, ma i migliori professionisti  vedono il loro tempo come il migliore gli investitori vedono il loro capitale: come una risorsa da esercitare per ottenere i massimi rendimenti. Adottare il time blocking è il primo passo per superare quelle distrazioni che rovinano la tua concentrazione e iniziare a decidere che tipo di attività svolgere e quando. Inoltre, quando tieni traccia del tempo dedicato ad attività importanti, puoi prevedere meglio quanto tempo sarà necessario per svolgere quel particolare task in futuro.

Vantaggi del blocco del tempo

• Aiuta a stabilire il flusso. Il flusso è il tuo stato di lavoro fluido in cui sei concentrato e lavori con la massima efficienza. Il time blocking ti aiuta a raggiungere uno stato di flow permettendoti di dedicare parti della tua giornata a tipi di lavoro molto specifici (e nient’altro).
• Riduce al minimo le distrazioni. Poiché il blocco del tempo è l’opposto del multitasking, consente di concentrarsi su una singola attività. Ciò significa che hai più larghezza di banda mentale (passatemi la similitudine) da dedicare a ciò su cui stai lavorando, il che è una buona notizia, poiché la mancanza di distrazioni può aumentare l’attenzione ai dettagli e producendo meno errori.
• Crea un senso di controllo. Quando sentiamo più controllo su ciò che stiamo facendo, riducendo lo stress e l’ansia. A breve termine, il time blocking ti consente di ottenere un maggiore controllo sulla giornata piuttosto che limitarti a “saltare” da un task all’altro. A lungo termine, consente una pianificazione e un processo decisionale più efficaci.

Come utilizzare il time blocking: una guida passo-passo

Quindi sappiamo che il time blocking offre alcuni vantaggi seri. Ma come fai a farlo?

1. Identificare le attività che devono essere eseguiteIl primo passo è chiedersi: quali sono i compiti ripetitivi che svolgi ogni settimana? Fai un elenco e da lì, assegna loro la priorità in base all’importanza.
2. Stimare quante ore dovrebbe richiedere ciascuna attivitàQuindi, metti insieme una stima approssimativa di quanto tempo passi a fare cosa. Assicurati di tenere conto di quanto tempo viene normalmente sprecato (e taglia quel tempo). Puoi utilizzare un normalissimo file di Excel così come programmi più sofisticati
3. Decidi quanto tempo flessibile assegnare nel tuo programmaÈ importante lasciare il tempo per “varie ed eventuali” e quelle piccole sorprese che gridano che devo-prendermi-cura-di-questo-adesso (ne ho accennato nell’articolo sul metodo Must-Should-Want). Il tuo tempo flessibile potrebbe essere per attività non pianificate e/o riunioni che si presentano, un appuntamento dal medico, ecc… Mentre ci pensi, considera il tipo di organizzazione in cui lavori e qual è lo standard per le riunioni: le persone di solito programmano in anticipo? Ti aspetti di avere una sorta di disponibilità?
4. Rivedi il tuo pianoCon un piano di time blocking quasi completo, è il momento di calcolare il numero di ore elencate e il tempo che hai lasciato per riunioni impreviste. Chiediti: supera il tuo orario di lavoro? Ad ogni modo, apporta le modifiche di conseguenza. Anche la revisione non è un processo univoco. Lascia che il tuo programma a tempo si evolva nel tempo. Se il tuo lavoro cambia con la stagione o il periodo dell’anno, tieni presente che potresti dover eseguire revisioni mensili o trimestrali del tuo processo.

Implementa il time blocking utilizzando la tua app di calendario preferita

Assegnando fasce orarie specifiche in cui le persone possono programmare appuntamenti con te, ottieni il controllo sulla tua pianificazione e risparmi molto tempo per svolgere altre attività. Se ritieni di avere problemi a rispettare le fasce orarie assegnate, prendi in considerazione l’impostazione di avvisi o notifiche giornaliere e, come sempre, regolati secondo necessità.