Continuiamo il viaggio nel mondo dei metodi per essere più produttivi. Dopo aver visto il metodo “Eat the Frog” vediamo la regola dei due minuti o two minuts rule
Nel vastissimo mondo dei consigli per migliorare la propria produttività veniamo bombardati da suggerimenti anche molto diversi tra loro: dobbiamo dividere la nostra giornata secondo una programmazione rigidissima o lasciare spazio alla creatività? Dobbiamo cominciare con le attività che richiedo poco tempo o con quelle più importanti (come nel metodo Eat the Frog)?
Ed è qui, ovvero sulla diatriba quali attività fare per prime che entra in gioco la regola dei due minuti. La regola vorrebbe che se un’attività richiede al più due minuti, allora dovresti farla subito.
L’esecuzione di piccoli compiti ci renderà più produttivi? E se non fosse, come dovremmo affrontare la miriade di mini task presenti nella nostra lista di cose da fare?
Che cos’è la regola dei due minuti?
“Se un’azione richiede meno di due minuti, dovrebbe essere eseguita nel momento in cui viene definita.” Quasi tutti procrastiniamo, anche se le cose che continuiamo a rimandare spesso possono essere finite in pochi minuti. Lo facciamo nella nostra vita personale oltre che professionalmente. Quanti di noi hanno messo da parte i nostri piatti sporchi per lavarli più tardi invece di farlo ora? Quanti di noi hanno contrassegnato come “Speciali” un’e-mail a cui rispondere in seguito anziché inviare una risposta rapida ora? Sebbene non siano un grosso problema presi singolarmente queste piccole cose nella vita e nel lavoro possono sommarsi dandoci noia. La regola dei due minuti è una tattica all’interno del più vasto metodo di produttività personale Getting Things Done. La premessa è semplice: se hai un compito in sospeso e ci vorranno due minuti o meno per essere completato, fallo ora, anche se non è contrassegnato come urgente o ad alta priorità.
Perché la regola dei due minuti è efficace?
È facile da implementare
La regola dei due minuti non richiede strumenti speciali, fogli di lavoro o flussi di lavoro e – non devi nemmeno aggiungere l’attività alla tua lista di cose da fare. Tutto quello che devi fare è attaccarlo a testa bassa!
È flessibile
Non è necessario interpretare “due minuti” troppo letteralmente. Il punto principale che David Allen (inventore del metodo Getting Thing Done) nel suo libro afferma che se lo sforzo di ricordarsi di fare un compito più tardi è più uno sforzo di quello di farlo effettivamente, fallo ora – fallo! Se flagghi un’e-mail “per dopo”, ma non riesci a togliertela dalla testa, potrebbe essere meglio gestirla immediatamente. Quando lasciamo i compiti sospesi o incompleti, cadiamo vittime dell’effetto Zeigarnik: i lavori ci assillano e consumano la nostra attenzione finché non possiamo finalmente completarli.
È un ottimo rimedio per la procrastinazione
L’obiettivo della regola dei due minuti è superare la procrastinazione e l’ozio agendo rapidamente. Si tratta di ottenere quelle piccole vittorie e credere che se ottieni qualcosa di produttivo, non importa quanto piccolo sia, ti sentirai più motivato. La regola dei due minuti ci consente di capitalizzare piccole finestre di tempo e fare buon uso di quei periodi in cui siamo a corto di energia. Quando facciamo questi lavori veloci ci sentiamo in grado di fare di più: aumenta lo slancio e libera la nostra mente.
Limitazioni della regola dei due minuti
Fino a qui tutto figo giusto, giusto? Ma la regola dei due minuti non è esattamente a prova di proiettile: uno dei suoi maggiori problemi è che va contro alcune delle strategie di produttività più apprezzate.
Non ti aiuta a concentrarti su ciò che è importante
Queste strategie possono avere nomi diversi – come Eat The Frog e MIT (Most Important Task) – ma condividono tutte la stessa idea: dovresti sempre dare la priorità al tuo compito più importante. Anche altri principi di produttività incorporano questa idea, ad esempio la regola dell’80/20.
Questa teoria suggerisce che non tutte le unità di lavoro contribuiscono allo stesso importo e che facciamo i maggiori progressi con solo il 20% dei nostri sforzi.
Se questo è vero, dovremmo sicuramente cercare di concentrare i nostri sforzi sui compiti più importanti: il lavoro che guida la maggior parte dei nostri risultati? Al contrario, i lavori di due minuti sono raramente quelli che ci aiutano a raggiungere i nostri obiettivi più grandi. Poiché la nostra attenzione è una risorsa limitata, avrebbe più senso mettere sempre al primo posto i nostri compiti importanti.
Saltare tra troppe piccole attività può indebolire la tua produttività
Si potrebbe anche sostenere che la regola dei due minuti sia una forma di cambio di contesto o context switching. Se ti siedi per lavorare su qualcosa di importante, ma subito prima di iniziare, scegli di spuntare alcuni compiti di due minuti per far girare la palla e sentirti come se avessi raggiunto qualcosa, stai esaurendo preziose energie e concentrazione.
Compiti apparentemente piccoli possono anche trasformarsi rapidamente in complessi: rispondere a una breve e-mail può aprire un vaso di Pandora di nuovi intoppi, tutti mascherati da “urgenti”. All’improvviso, la tua sessione di focus ti ha portato a completare una serie di attività non essenziali di due minuti.
In questo caso, dare priorità alle attività che alla fine producono poco o nessun valore non si limita a sprecare energia produttiva, ma respinge il lavoro molto più importante.
Come evitare le insidie della regola dei due minuti
Per contrastare queste potenziali trappole, ti consigliamo di bloccare del tempo per i lavori più impegnativi all’interno tuo calendario/agenda nei momenti in cui la tua produttività è massima. Spegni il telefono e le notifiche e-mail per eliminare completamente la tentazione di controllarle.
Durante questo periodo, la regola dei due minuti non dovrebbe applicarsi, invece, puoi ritagliarti del tempo per lavoretti veloci una volta terminata la sessione di lavoro con il massimo della concentrazione.
Quando utilizzare la regola dei due minuti
La regola dei due minuti può essere utilizzata in un paio di modi diversi:
Cancellare cose da fare facili e veloci dall’elenco
La regola dei due minuti è particolarmente efficace se applicata a quei compiti ad hoc che emergono nel corso della tua giornata lavorativa. Oggi, la mia lista di micro-attività si è ampliata per includere cose come “rivedere il testo dell’annuncio” e “rispondere all’e-mail di un freelance”. Questo è il genere di cose che, in realtà, non dovrebbero impiegarmi più di un minuto o due per essere fatte. Ma se ci penso ripetutamente, inevitabilmente iniziano a crescere e a pesare sulla mia mente (“Non devo dimenticare di farlo!”), mentre dovrei essere concentrato su altre cose. Invece di rimandare tutti questi compiti veloci, farei meglio a affrontarli non appena si presentano e senza pensarci due volte.
Iniziare con progetti più grandi
All’estremo opposto, la regola dei due minuti può essere utilizzata per avviare attività più grandi così come progetti più complessi e sostanziali su cui stai procrastinando. Il primo passo è scrivere tutto ciò che ti viene in mente e lavorare a ritroso per capire il primo passo rapido e necessario che devi compiere per iniziare. Diciamo che devi redigere un ebook: qualcosa che potresti fare in soli due minuti potrebbe includere la scelta di un titolo provvisorio o l’estrazione di alcuni dati sul rendimento del tuo ultimo ebook.
Come applicare la regola dei due minuti
Tutto questo non vuol dire che la regola dei due minuti sia completamente priva di valore: deve solo soddisfare alcune prerogative per essere efficace. Ecco come applicare la regola dei due minuti per ottenere i migliori risultati:
- Assicurati che il compito di due minuti che svolgi sia effettivamente una delle tue priorità
Il problema con la risposta alle e-mail è che spesso poi vieni sommerso dalle preoccupazioni e dalle priorità di altre persone. Non farti coinvolgere nella risoluzione dei problemi di qualcun altro: rispondi a quell’e-mail solo se è qualcosa che puoi spuntare personalmente dalla tua lista. - Assicurati che il lavoro richieda davvero solo due minuti
Se hai dei dubbi sul fatto che ci vorrà più tempo, non farlo. Se è un’attività ricorrente che dovrai svolgere ripetutamente, potrebbe valere la pena utilizzare un timer in modo da sapere per il futuro se riuscirai a portarlo a termine in due minuti. - Destina piccole attività di basso valore per i tempi morti nella tua pianificazione
Piccole finestre di tempo intrappolate tra le riunioni o i pochi minuti trascorsi in attesa che altri si uniscano alle riunioni sono l’ideale per attività di due minuti non importanti. Salva il resto della tua pianificazione per le attività che hanno valore e significato e ti aiutano a ottenere qualcosa. Se un compito di due minuti lo minaccia in qualche modo, mettilo in secondo piano.
